使う場面と意味が異なる社印と代表者印の使い分け

【重要だから代表者印?】

会社にとって、起業の時点からお世話になっていくのが代表者印です。
登記にも必要になる重要な印鑑で、会社の実印であると考えることができます。
実際に実印と呼ぶところも多いでしょう。
ほかの社印などの印鑑とは違い、一般的に使うことはありません。
重要度の高い書類に関しては使うと考えるところもありますが、正確にはこれも危険なことです。
社印との違いを考えながら、なぜだめなのかという事を考えてみるべきです。

【社印と代表者印の意味の違いは】

社印と呼ばれるものは、その会社の印鑑であるということがわかるもので、角印や住所印のことを指したりします。
どれもはっきりとした効力があるわけではなく、社印を押したという行為に責任が発生することを勘違いしてはいけません。

ところが代表社員の場合には、社印とは異なります。
法務局に登記してある印鑑なのであり、印鑑証明書とセットにすることで、会社印鑑の中でも最も強い効力を発揮することができるのです。
もう一つの理由として、これが代表者の名前や代表者の印と入った印鑑であるということでしょう。
代表者が押印することを認め、押した印影であるということになるのです。
つまり、代表者以外が押すべき印鑑ではなく、重要度で決めるものではないという事を表しています。

【代表者印の利用は慎重に】

よく見積書や契約書に、社印と共に代表者印を押していることがあります。
ですが、実際に見積書や契約書には代表者印はいりません。
押してしまったことで、書類の効力が高まるわけではないのです。
さらに、本来複製防止のため、できるだけ見せるべきではない実印を露出させることになるのですから、大きなリスクも発生することになります。
こういった場合には、改ざん防止のための社判だけで十分ですし、書類に空白ができる場合には以下余白という一文を足したりするほうがよほど重要です。

色々なリスクが存在する会社印鑑の変更

色々なリスクが存在する会社印鑑の変更

【会社印鑑の変更は慎重に】

会社印鑑は、簡単に変更するものではありません。

大事な印鑑であるというだけではなく、実印であれば登記しているため、変更するためには変更のための手続きをしなければいけなくなります。

かなり大きな問題や痛手になってしまう可能性もはらんでいますので、変更する場合には慎重に行わなければいけないのです。

 

【実印の変更には】

会社印鑑のうち、実印である代表社印は簡単に変更するものではありません。

ですが、代表者が変わった時や、印鑑自体が割れてしまったりして使えなくなってしまったときには、変更しなければいけないこともあるでしょう。

変更する場合には、適正な大きさのものを作らなければなりません。

1cm角以上3cm未満の正方形に収まる大きさにしなければいけませんが、丸である必要性はありません。

この印鑑をもって法務局で改印届を出すことになります。

変更する場合には、届け出を出す人の実印が必要になりますので、印鑑証明書も持っていきましょう。

手数料はかかりませんが、住所変更も同時にする場合には登録免許税がかかりますので注意が必要です。

 

【角印を変更するのであれば】

角印を変更する場合には、特別何か申請をしたりする必要はありません。

作る際にも、どこにも許可をとったりする必要はありませんが、角印は会社の看板的な役割をしていることを忘れてはいけないのです。

見積書や契約書、領収書などに使われるわけですから、対外的にはよく知られた印影になっているでしょう。

実印よりもはるかに目にする機会が多い以上、変更をしたことを知らなければ本当にその書類があっているのか不安に駆られるはずです。

こういった状況になってしまう恐れがありますので、角印を変更する場合には、取引先等に連絡をしておくことが大切だといえるでしょう。

会社印鑑の仕分けと見かけなくなった勘定科目のゴム印

【なかなか見なくなった勘定科目のゴム印】

会社印鑑として勘定科目の書かれたゴム印がありました。

今ではあまり見かけることがなくなったのは、仕分け自体を紙媒体から会計ソフトに移転していってしまっているということがあります。

紙媒体は、かなりの場所をとることにもなり、検索も大変ですが、PCを使って会計ソフトで管理すれば、場所もいりませんし単純な操作で帳簿管理ができてしまうのです。

そのため、このゴム印はみなくなっていってしまいました。

ですが、小口現金の伝票を使っているところなどでは、まだまだ現役だったりするのです。

 

【印鑑は消耗するもの】

こういったゴム印を含め、購入した費用はどんな勘定科目で処理をすればいいのかということも問題です。

会計ソフトでは、簡単に例が出せるためにあまり考えずに進めることができますが、しっかりと覚えておくことが操作を確実なものにしてくれます。

 

会社印鑑を購入した場合には、消耗品の扱いになります。

実印を購入した場合でも、いつか壊れてしまう可能性があり、消耗するものですから消耗品の扱いで仕分けすることができるのです。

ただし、金額的な問題もあります。

 

実印を購入した場合には、1本で数十万円になることも考えられます。

ある程度の規模の会社では、そんなに珍しいことではないでしょう。

この場合には、消耗させるものではなく、大事な備品となりますので、勘定科目も備品に代わります。

つまり、資産として計上しなければいけないといえるのです。

 

【一括費用と開業前】

個人事業者や中小の法人の場合、30万円までは一括費用にできるという決まりもあります。

ですので、10万円を超えているのであれば備品費として費用としてしまったほうがいいでしょう。

 

もう一つ、開業前に購入した会社印鑑の場合には、開業費で仕分けすることになります。

時期や金額によって違いがありますので、注意が必要です。