知っているようで知らない、社印が押されていない請求書は成立するのか

【請求書と社印の関係】

事務や経理の仕事、営業担当などをしていると、請求書を作成し贈ることは日常的です。

対価として請求書を起こさなければ、お金が入ってきませんので、大事な書類になるのは間違いありません。

そのため、社印を押して送っているところも多いはずですが、そもそも社員が必要かどうかを知っている人は多くないでしょう。

請求書の成立要件と社員の関係について、考え直してみる必要もあるのです。

 

【社印があるかどうかは関係ない】

請求書は、どうしたら成立するのか、社印の関係を考えるうえで重要なことでしょう。

成立するための要件は、債務のある相手に対して請求する意思を伝えるということがあります。

さらには、相手がそのことを認知して、支払う意思を相手に示すというところまでいかないと効力が発揮されません。

つまり、発行しただけでは、何ら効力は存在せず、受け取った相手が払う意思を見せてそれが伝わってこなければいけないのです。

 

ここで、社印が必要かどうかという事ですが、請求書の成立の要件としては、何ら関係がないところを見逃してはいけません。

社印はあってもなくても、実は関係がないのです。

 

【請求が成立するためには】

もっと細かく考えれば、請求書と書かれた書類であり、誰が請求したのかわかるようになっていることが大切です。

そのうえで、誰に対して、どんなことで請求しているのかその内容がかかれており、いつまでに支払ってもらわなければ困るのか、その日付が入っている必要があります。

もちろん、日数の計算がありますので、発行日もなければいけません。

これだけの要件があれば、請求書として慣習的に成立すると考えられているのです。

 

そのほかにもあまり知られてはいないことではありますが、実は口頭でも成立します。

この場合にも、社印はあってもなくても関係がないものになってしまうのです。

社印のなかで角印が持っている意味は何か

【社印と呼ばれる角印の正しい使い方】

会社の印鑑はたくさんありますが、日常で最も多く使うことになるのは社印とも呼ばれる角印でしょう。

契約書や見積書、領収書でも活躍する大事な印鑑です。

会社の名前がはっきりと入っていることから、対外的物照明として使われたりします。

会社にとっては、認印として活用することができる便利なものですが、正しい使い方を知っている人は、意外と少ないものなのです。

 

【角印の持つ効力は】

角印は、その名の通り四角い印鑑です。

会社名が入っているのが特徴で社員と呼ばれることもありますが、正確には四角でなくても構いません。

丸の形で認印を作ったとしても、何ら問題になることはないのです。

これは、角印が何か規定があって縛られているわけではないということを表しています。

実印のように、法務局で登記したりすることもありませんし、複製防止のために何かを施さなければいけないわけでもないのです。

 

角印はよく使われますが、この印鑑を押すことには意味があっても、角印の印影には何ら効力がありません。

ですが、文字の最後に押すことによって、加筆を防止できる効力があるため、会社名の後に少しかぶせるように押すことが一般的なのです。

 

【心理的に見た目ということが重要】

角印には、大きな効力は何もありません。

ですが、会社の名前の入った印鑑で、看板の代わりになっていることも間違いではないのです。

この角印が押してあることで安心する人もいますし、会社で作られた書類であるということで信用する人もいます。

つまり、見た目として角印が使われているかどうかということが重要になったりしますので、効力が弱いとしてもしっかりとしたものを作っておくことが信用を得るためにも重要だといえるでしょう。

社印にはどんな効力があるものなのだろうか

【社印に効力はあるか】

社印は、会社の名前が入った印鑑で、使用頻度の高い印鑑になっています。

刻印もはっきりと読み取れるものが多く、外部に対して発行する場合によく使うことでしょう。

それだけに、押してなかったりすると、なんで社員がないんだともめることもあります。

ですが、実は社員は押していなくても、その書類の価値が無効になったりすることはありません。

勘違いから起きてくることなのですが、そんな効力のある印鑑ではないのです。

 

【認印と変わらない】

社印は角印とも呼ばれ、見積書や契約書によく使われます。

名前が入っていますので、押してあるだけで安心することも間違いありません。

ですが、この社印には、何ら法的効力が認められているわけではないのです。

つまり、個人の認印と何も変わらない印鑑でしかありません。

それでも、押印したという行為には、一定の責任があると考えられていますので、全く無意味というわけではないのです。

それ以上に、社印は押してある位置によって、書類に対して加筆を防止させる力があります。

社印が押してあれば、そのうえに加筆してもすぐにわかってしまいます。

改ざん防止策として有効となるため、社印は使われているといっていいでしょう。

 

【推定でしか効力を発揮できない】

社印を押した行為は、少なくてもその会社固有の印鑑を使ったと考えることができます。

誰でも出すことができるものではないはずですので、内部の人間が押したと推定することはできるのです。

社印自体には法的な効力は発生することはありませんが、こうした推定から責任を問われる可能性はないわけではありません。

ただし、推定ですので、相手が反証することができた場合には維持されない程度の力だったりします。

このように、社印には強い効力はありませんので、書類に対しても影響を与えたりしないのです。

社印を押す位置には何か意味があるか

【社印はどこに押すべきか】

社印と呼ばれることのある角印は、使用頻度の多い印鑑です。

見積書や契約書などに使われることもあり、複数の角印を作ってある会社も少なくありません。

会社の大事な印鑑であることから、複数作ってあるのはおかしいと思う人もいるかもしれませんが、この社印には法的効力が何もありません。

そのため、複製してあったとしても別に問題はないのです。

問題となるのは、この社印を押したという行為ですので、勘違いしないようにしなければいけません。

 

【加筆防止の方法として】

社印の勘違いとして多いのは、押す位置もあるでしょう。

会社名を書いたらその真ん中に押すべきだという人もいますし、端に押すのが一番だという人もいます。

ですが、なぜ押すのかという事を考えてみると、イチとしてはどこが正しいのかわかるようになるでしょう。

 

社印を押す理由は、押したという行為もありますが、その書面が改ざんできないようにしてしまうということが大切です。

つまり、文字をこれ以上加筆できないようにしてしまうことに意味があります。

そこで、会社名を書いた後に少しかぶるように社印を押したりするのですが、真ん中に押したのでは文末に加筆することが可能となってしまいます。

これでは効力がありません。

一般的に考え、真ん中には加筆することはできないのですから、一番端に押すのには、ちゃんとした理由があといえるでしょう。

 

【署名者の印鑑を押す場合でも】

署名と捺印をしなければいけない場合には、署名者の判も押すことになるでしょう。

この場合でも、社印は真ん中に押すべきではありません。

あくまでも加筆できないようにしてしまうことが重要だということを忘れてはいけません。

署名者の印鑑は、名前に無理にかぶせる必要はありませんが、加筆できないようにできるだけ近づけておくことが必要になります。

もしも、加筆されたとしても、印影の上から書くことになってしまうため、見た目にもすぐ判別できるからです。

社印 源泉徴収票

【小さな紙には大きな意味がある】

年末になると、源泉徴収票の話はよく聞くようになる話題です。

給料明細と共に小さな紙が入っていたりすることもあるでしょう。

年収と支払った税金がわかる神程度に考えているかもしれませんが、実はとても大事な紙になっているのです。

それだけ重要な紙なのにもかかわらず、社印が押していないといぶかる人もいます。

ですが、社印とは一体何か、源泉徴収票に必要なものなのか、今一度考え直してみる必要があるでしょう。

 

【社印がなければ成立しないのか】

源泉徴収票は、会社が税金を天引きして支払う制度を指しています。

自分に代わって税金を支払ってくれているのですから、とても重要な意味を持っていることは間違いないでしょう。

それもわかりやすく記載されているのですから、ありがたいものです。

 

ここで考えなければいけないのは、社印がなければ源泉徴収票は成立するのかどうかということでしょう。

最近では、源泉徴収票に社員が押されていることはまずありません。

その理由が、社印が必要なわけではないという事なのです。

 

社印は、会社の名前の入った印鑑で、ほとんどの場合は角印でしょう。

角印自体には、なんら効力があるわけではないのです。

つまり、押したとしても、源泉徴収票が成立するかどうかとは全く関係がありません。

 

【手書きの場合には要注意】

では、なんで昔は押してあったのかということが重要になります。

昔は、源泉徴収票を手書きで作っていました。

経理が計算し、一つの紙にまとめて書いていくわけですが、手書きであるがゆえにあとから加筆される可能性があったのです。

それを防ぐために、社印を押してしまい防止していたということがあります。

現在でも手書きの源泉徴収票には、不正防止という観点から社印を押すことが一般化していますので、注意しておきましょう。

使う場面と意味が異なる社印と代表者印の使い分け

【重要だから代表者印?】

会社にとって、起業の時点からお世話になっていくのが代表者印です。
登記にも必要になる重要な印鑑で、会社の実印であると考えることができます。
実際に実印と呼ぶところも多いでしょう。
ほかの社印などの印鑑とは違い、一般的に使うことはありません。
重要度の高い書類に関しては使うと考えるところもありますが、正確にはこれも危険なことです。
社印との違いを考えながら、なぜだめなのかという事を考えてみるべきです。

【社印と代表者印の意味の違いは】

社印と呼ばれるものは、その会社の印鑑であるということがわかるもので、角印や住所印のことを指したりします。
どれもはっきりとした効力があるわけではなく、社印を押したという行為に責任が発生することを勘違いしてはいけません。

ところが代表社員の場合には、社印とは異なります。
法務局に登記してある印鑑なのであり、印鑑証明書とセットにすることで、会社印鑑の中でも最も強い効力を発揮することができるのです。
もう一つの理由として、これが代表者の名前や代表者の印と入った印鑑であるということでしょう。
代表者が押印することを認め、押した印影であるということになるのです。
つまり、代表者以外が押すべき印鑑ではなく、重要度で決めるものではないという事を表しています。

【代表者印の利用は慎重に】

よく見積書や契約書に、社印と共に代表者印を押していることがあります。
ですが、実際に見積書や契約書には代表者印はいりません。
押してしまったことで、書類の効力が高まるわけではないのです。
さらに、本来複製防止のため、できるだけ見せるべきではない実印を露出させることになるのですから、大きなリスクも発生することになります。
こういった場合には、改ざん防止のための社判だけで十分ですし、書類に空白ができる場合には以下余白という一文を足したりするほうがよほど重要です。

わかっているようでわかっていない社印と社判違い

【呼び方が一定ではない印鑑】

印鑑の呼び方は、意外と不正確なもので、会社によって違いがあったりします。

会社で使われる印鑑は複数の種類が存在し、一つではありません。

そのうえ、社判と呼ばれたり角印やゴム印、横判と呼ばれるものもあったりするのですから、慣れないとさっぱりわからないものなのです。

使い方も重要性も違いがあるものですので、違いを知っておくことはとても大事なことなのです。

 

【社印は会社名を表す印鑑】

社印と社判違いを考える場合、会社名を表す角印のことを社印と呼ぶことがあります。

角印は、法的拘束力の弱い印鑑です。

登記されたりするものではありませんので、何かに対抗できるわけではありません。

ですが、その会社で作成した書類であることを証明したりすることになるため、社印と呼ばれたりするのです。

書類に押されたりする場合、内容を認めたという意味にとらえることもありますが、正確には違います。

三文判と同様で、押したことに対して責任はありますが、角印自体には意味はないのです。

最大の効力は、書類の改ざん防止のために、これ以上加筆されないように止めるという意味合いのほうが強いのです。

実印のことを社印と呼ぶ会社もありますが、実印は代表社印であり社印とは異なります。

角印と同様に考えるとするのであれば、会社名の入った住所印などのほうが社印としてはふさわしいといえるでしょう。

 

【社判は会社印鑑すべて】

社判はといった場合、実は会社印鑑をすべて指す言葉だったりします。

つまり、個別にどの印鑑が社判というわけではなく、実印も銀行印もすべてまとめて社判なのです。

よく住所印のような横判に対して社判といわれたりすることがありますが、正確にはこれは間違いになります。

ゴム印を社判と呼ぶ人もいますが、これも間違いなのです。

大事な会社印鑑を収めるケースはどんなものが向いているのか

【会社印鑑はケースに入れて大切に】

会社印鑑は、会社の看板でもあり、登記してある大事なものでもあります。

なくしてしまったりしないように、ケースに入れて大事に保管することが必要です。

色々なものがありますが、どんなものでも壊したりしないようにしっかりしたものを選ぶことが大切です。

特に印鑑を持ち出す機会が多い場合には、衝撃から守れるように頑丈なものを考えることも必要になります。

 

【一括で管理できるメリット】

会社印鑑のケースには、ほかの印鑑も入るケースが一般的に用いられます。

代表者印である実印と銀行印、角印がセットになるようにしてあるもので、横判であるゴム印も収められると一括で管理することができますので便利でしょう。

いっぺんにおさめられるのは便利なことですが、全部の印鑑を収められるよりも別々にしたほうがいい場合もあります。

角印はよく使う印鑑ですので、ケースを別にして管理しておくと、誰もが使えるようになりますので、業務をスムーズに進めることができるようになるでしょう。

これは実印も同じことで、利用者に違いがありますので、別々のケースを購入しておくのも理にかなった方法といえます。

 

【リスクの分散を考えるのであれば】

会社印鑑を一つのケースにおさめておくことは、一括管理ができ紛失等を防ぐためにチェックすることができます。

非常に有効な方法ではありますが、ケースごとなくしてしまえば、ほかの印鑑も紛失することになるリスクを抱えてもいるのです。

リスクを分散するという意味では、別々のケースをつくり、一か所で管理するという方法も考えられます。

この方法であれば、一括で管理することもできますし、個別に持ち出した時のリスクも減らすことができるようになるのです。

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色々なリスクが存在する会社印鑑の変更

色々なリスクが存在する会社印鑑の変更

【会社印鑑の変更は慎重に】

会社印鑑は、簡単に変更するものではありません。

大事な印鑑であるというだけではなく、実印であれば登記しているため、変更するためには変更のための手続きをしなければいけなくなります。

かなり大きな問題や痛手になってしまう可能性もはらんでいますので、変更する場合には慎重に行わなければいけないのです。

 

【実印の変更には】

会社印鑑のうち、実印である代表社印は簡単に変更するものではありません。

ですが、代表者が変わった時や、印鑑自体が割れてしまったりして使えなくなってしまったときには、変更しなければいけないこともあるでしょう。

変更する場合には、適正な大きさのものを作らなければなりません。

1cm角以上3cm未満の正方形に収まる大きさにしなければいけませんが、丸である必要性はありません。

この印鑑をもって法務局で改印届を出すことになります。

変更する場合には、届け出を出す人の実印が必要になりますので、印鑑証明書も持っていきましょう。

手数料はかかりませんが、住所変更も同時にする場合には登録免許税がかかりますので注意が必要です。

 

【角印を変更するのであれば】

角印を変更する場合には、特別何か申請をしたりする必要はありません。

作る際にも、どこにも許可をとったりする必要はありませんが、角印は会社の看板的な役割をしていることを忘れてはいけないのです。

見積書や契約書、領収書などに使われるわけですから、対外的にはよく知られた印影になっているでしょう。

実印よりもはるかに目にする機会が多い以上、変更をしたことを知らなければ本当にその書類があっているのか不安に駆られるはずです。

こういった状況になってしまう恐れがありますので、角印を変更する場合には、取引先等に連絡をしておくことが大切だといえるでしょう。

会社印鑑の仕分けと見かけなくなった勘定科目のゴム印

【なかなか見なくなった勘定科目のゴム印】

会社印鑑として勘定科目の書かれたゴム印がありました。

今ではあまり見かけることがなくなったのは、仕分け自体を紙媒体から会計ソフトに移転していってしまっているということがあります。

紙媒体は、かなりの場所をとることにもなり、検索も大変ですが、PCを使って会計ソフトで管理すれば、場所もいりませんし単純な操作で帳簿管理ができてしまうのです。

そのため、このゴム印はみなくなっていってしまいました。

ですが、小口現金の伝票を使っているところなどでは、まだまだ現役だったりするのです。

 

【印鑑は消耗するもの】

こういったゴム印を含め、購入した費用はどんな勘定科目で処理をすればいいのかということも問題です。

会計ソフトでは、簡単に例が出せるためにあまり考えずに進めることができますが、しっかりと覚えておくことが操作を確実なものにしてくれます。

 

会社印鑑を購入した場合には、消耗品の扱いになります。

実印を購入した場合でも、いつか壊れてしまう可能性があり、消耗するものですから消耗品の扱いで仕分けすることができるのです。

ただし、金額的な問題もあります。

 

実印を購入した場合には、1本で数十万円になることも考えられます。

ある程度の規模の会社では、そんなに珍しいことではないでしょう。

この場合には、消耗させるものではなく、大事な備品となりますので、勘定科目も備品に代わります。

つまり、資産として計上しなければいけないといえるのです。

 

【一括費用と開業前】

個人事業者や中小の法人の場合、30万円までは一括費用にできるという決まりもあります。

ですので、10万円を超えているのであれば備品費として費用としてしまったほうがいいでしょう。

 

もう一つ、開業前に購入した会社印鑑の場合には、開業費で仕分けすることになります。

時期や金額によって違いがありますので、注意が必要です。